A pergunta
Fechar a venda de um evento é só o começo. Depois vem a parte que decide se ele dá lucro: quantas pessoas escalar, com que vínculo, como levar equipe e material até o local e quando o dinheiro entra e sai.
Quando cada uma dessas contas é feita de cabeça, ou numa planilha diferente, o evento pode parecer lucrativo e mesmo assim apertar o caixa. A pergunta é: como planejar tudo num só lugar, com contas que qualquer pessoa da equipe consiga refazer?
O caminho
O planejamento segue quatro passos, sempre na mesma ordem, e cada um tem uma conta simples por trás.
- 1Dimensionar a equipe
Para cada serviço, divida a quantidade contratada pela produtividade de uma pessoa por dia e pelos dias de operação, arredondando para cima. Conte um dia a mais para a montagem.
- 2Escolher quem vai
Só entram pessoas ativas, com a função certa e as certificações exigidas: NR-35 para trabalho em altura, NR-10 para serviço elétrico. Se o evento cai no fim de semana, confira a disponibilidade.
- 3Planejar o transporte
Cada evento tem pelo menos duas viagens: a ida para montar e a volta da desmontagem. Para cada uma, compare frota própria com frete contratado e fique com a mais barata.
- 4Lançar as contas
Registre o que vai entrar (sinal e saldo) e o que vai sair (equipe, material, transporte e impostos), cada um com valor e vencimento.
Antes de fechar a escala, compare o custo por hora de quem tem carteira assinada com o de quem é temporário. Temporário demais concentra risco trabalhista. De menos, engessa a operação nos meses de pico.
O resultado
Com as quatro contas prontas, aparece o que costuma ficar escondido: o caminho do dinheiro no tempo. Veja um exemplo ilustrativo de um evento com pagamento em 60 dias:
No papel, o evento dá lucro. No caixa, a empresa paga a equipe quase dois meses antes de receber a maior parte do dinheiro. Ver isso no planejamento permite negociar o sinal, o prazo ou a forma de pagamento antes de assinar, e não depois.
Para quem quer se aprofundarAs fórmulas e como os dados ficam organizados
Cada evento vira um conjunto de registros ligados entre si: o evento, a equipe escalada (quem, quantas horas, a que custo), o material consumido, as viagens e os lançamentos financeiros. Colaboradores, veículos, produtos, fornecedores e parâmetros (como os percentuais de encargos) ficam em cadastros próprios, para que ninguém digite o mesmo valor duas vezes.
Pessoas = arredondar para cima(quantidade ÷ produtividade por dia ÷ dias de operação) Distância total = distância × 2 × número de viagens Transporte = combustível + frete contratado + pedágioO exemplo acima é ilustrativo. Os percentuais de sinal, os prazos de pagamento e os encargos variam de empresa para empresa e ficam num cadastro de parâmetros, para que a conta mude num lugar só.